Schicken Sie Ihre Angebote und Rechnungen per Mail?

Korrespondieren Sie mit Ihren Kunden zum Auftrag per Mail?

Während normale Briefe von Unternehmen akribisch mit Eingangsstempel versehen und dann archiviert werden, behandelt man E-Mails oft nicht mit der gleichen Sorgfalt.

Die Daten speichern Sie im Postfach und glauben damit Ihre Pflicht in Sachen Archivierung erfüllt zu haben aber das ist nicht so.

Gesetzlich gefordert ist, das Geschäftsvorfälle zu belegen sind und Geschäftsvorfälle sind heutzutage auch Mails.

Da man nicht sicherstellen kann, dass eine E-Mail nicht im Nachhinein verändert wurde sollte sie sofort beim Anfall archiviert werden und zwar unveränderbar, auffindbar und mit einem Revisionszugang falls mit der Mail im Nachhinein ein Geschäftsvorfall bewiesen werden soll.

Strafe bei Fehlverhalten:

Ab Januar 2017 müssen Steuerpflichtige bei Missachtung der GoBD mit zum Teil empfindlichen finanziellen Nachteilen rechnen. Schon wegen formalen Fehler bei den GoBD ist es möglich, dass die beweisende Aussagekraft der unternehmenseigenen Buchführung angezweifelt wird. Im schlimmsten Fall wird die betroffene Buchführung des Steuerpflichtigen wegen Nichtkonformität mit den GoBD dann einfach verworfen und die steuerrelevanten Summen dann aufgrund einer Schätzung ermittelt.

Was ist zu tun?

Es gibt verschieden Möglichkeiten der Sorgfaltspflicht zu genügen.

  1. Sprechen Sie ihren Hoster an, ob Sie eine solche Leistung dazubuchen können
    Die webschmiede-linsengericht hat alphahosting und hosteurope Mitte März 2017 angerufen und für Kunden gefragt aber beide Hoster können die Leistung nicht anbieten und planen dies auch nicht. Die Firma 1&1 hat bereits einen Blogbeitrag auf ihrer Homepage https://hosting.1und1.de/digitalguide/e-mail/e-mail-technik/e-mail-archivierung-von-geschaeftsnachrichten/ aber die Leistung kann frühestens ab April 2017 angeboten werden, hoffen sie...
  2. Man kann die Leistung extra buchen, dazu gibt es Anbieter die die Mails professionell archivieren.
  3. Es gibt Anbieter die Hosting und Komfortpostfächer mit Outlook anbieten.

Die webschmiede-linsengericht probiert aktuell verschiedene Verfahren aus und wird in Kürze dazu informieren.

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